Conventions de stage

Tout stage effectué dans le cadre de vos études doit faire l'objet d'une convention signée. Cette page a pour but de vous aider dans la création et la signature de votre convention de stage.

Démarches à effectuer

1 / Recueillez les informations qui devront obligatoirement être mentionnées dans la convention de stage.
Pour cela, vous pouvez utiliser la fiche de liaison, et la faire viser par le responsable de votre formation qui validera votre lieu de stage et vérifiera les données renseignées.

A ce stade, il est important que votre responsable pédagogique valide bien les futures compétences à acquérir, les futures tâches que vous effectuerez durant votre stage ainsi que le sujet de stage.

2 / Saisissez ces informations via votre Environnement Numérique de Travail (ENT), onglet «jobs et stages », après vous être identifié.
Pour vous aider dans cette saisie, vous pouvez consulter le tutoriel. 

3 / Avant impression, contactez votre gestionnaire administratif de cursus étudiants (consultez la liste des contacts pour connaitre votre gestionnaire) pour que votre convention soit vérifiée.
Quand vous aurez obtenu l’accord administratif, vous pourrez imprimer votre convention en 4 exemplaires.
Pour effectuer tout changement ou corriger une erreur dans la convention saisie, vous ne devez pas en créer une nouvelle mais modifier l’existante.
Aucune correction manuelle ne doit être apportée sur la convention.

4 / Signez puis faites signer les 4 exemplaires originaux de votre convention
A cette étape la convention doit encore être signée par : l'enseignant-référent, le tuteur professionnel, le responsable administratif de la structure d'accueil.
Les 4 exemplaires doivent comporter des signatures originales ainsi que le tampon de l’organisme d’accueil.

5 / Apportez les 4 exemplaires originaux signés à votre secrétariat pédagogique si existant, ou à défaut à votre gestionnaire administratif de cursus étudiants (consultez la liste des contacts pour connaitre le lieu de dépôt de votre convention).
Vous devrez nous remettre votre attestation d'assurances scolaire, extra-scolaire (responsabilité civile, en cours de validité), sous format papier.

Après vérification, ils seront envoyés à la signature du représentant de l’Université de Bordeaux, ultime signature manquante avant la validation de votre convention.

6 / Une fois les 4 exemplaires revenus signés, votre gestionnaire de cursus étudiants validera votre convention.
Vous pourrez récupérer votre exemplaire :
-    Auprès de votre organisme d’accueil (qui aura également réceptionné le sien par courrier)
Ou
-    Auprès de votre gestionnaire de cursus étudiants ou de votre secrétariat pédagogique (vous devrez alors transmettre son exemplaire à votre organisme d’accueil).

7 / Pour toute modification de la convention de stage (interruption, prolongation...) une fois celle-ci signée et validée, vous devrez créer un avenant à votre convention de stage initiale via votre ENT, et contacter votre gestionnaire administratif pour impression.

8 / Si vous effectuez un stage à l’étranger, vous devez également prendre connaissance des informations figurant sur le document « démarches particulières à effectuer pour un stage à l’étranger ».

Quelques points de réglementation

Gratification

En France, pour un étudiant inscrit en formation initiale, lorsque la durée du stage au sein d’un même organisme d’accueil est supérieure à deux mois consécutifs ou non (44 jours sur la base de 7 heures par jour, soit 308 heures), pour une même année d’enseignement (telle que prévue dans le cursus de formation), celui-ci fait obligatoirement l’objet d’une gratification, au minimum égale à 4.05€ net de l’heure.
Simulateur de gratification

Concernant les stagiaires de la formation continue qui effectuent un stage au sein d'un organisme de droit public, ils ne pourront pas recevoir d'indemnisation. Un stage effectué au sein d'un organisme d'accueil privé peut faire l'objet d'une indemnisation, si l'organisme d'accueil le souhaite.

Temps de présence

Afin de calculer le montant de la gratification, l'organisme d'accueil doit décompter le nombre d'heures de présence effective du stagiaire (hors interruption du stage et jours fériés).
Pendant un congé de grossesse, de paternité ou d'adoption, ou autres autorisations d'absence, prévus à la convention, la gratification des jours d'absence n'est pas obligatoire, car celle-ci est calculée sur le nombre d'heures de présence effective du stagiaire. Mais elle reste possible et ne remet pas en cause l'obligation de gratification des jours de présence.
Cependant, la gratification versée pendant ce congé est exclue de la franchise de cotisations sociales (donc est soumise à cotisations sociales), sauf si ces périodes sont assimilées à du temps de présence dans la convention de stage.

Impôts

La gratification est exonérée de l’impôt sur le revenu dans la limite du montant annuel du salaire minimum de croissance (SMIC). Cette exonération est valable même si vous êtes rattaché au foyer fiscal de vos parents ou d’un autre tuteur légal.

Droit à la retraite

Les étudiants dont le stage d’une durée de deux mois consécutifs ou non a été gratifié pourront en demander la prise en compte par le régime général de sécurité sociale, sous réserve du versement d’une cotisation forfaitaire et dans la limite de deux trimestres.
Pour bénéficier de cette possibilité, le stagiaire devra présenter sa demande auprès de sa caisse de sécurité sociale de résidence dans les deux années qui suivront la fin du stage.
C’est l’attestation de stage remise en fin de stage par l’organisme d’accueil qui certifie la réalisation du stage et le versement d’une gratification (voir le modèle qui figure à la fin de la convention de stage).
Le nombre de trimestres qui fait l’objet d’un versement de cotisations en application de ces dispositions sera déduit du nombre de trimestres éligibles au rachat prévu au II de l’article L. 351-14-1 du code de la sécurité sociale.

Mise à jour le 22/03/2023